Finanzen

Online-Rechnungen: Sicherheit und Legalität

Online-Rechnungen werden aufgrund ihrer Bequemlichkeit und Geschwindigkeit immer beliebter. Es gibt jedoch Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und Legalität dieser Lösung unter den Nutzern. In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung gelten und welche Technologien dafür sorgen, dass diese sicher sind.

Datensicherheit für Online-Rechnungen

Die Sicherheit Ihrer Online-Rechnungsdaten ist für den Schutz Ihrer finanziellen und persönlichen Informationen von entscheidender Bedeutung. Anbieter von E-Invoicing-Lösungen verwenden fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um die übermittelten Daten zu schützen. Technologien wie SSL (Secure Socket Layer) und TSL (Transport Layer Security) sind Branchenstandards, die sicherstellen, dass Informationen, die zwischen Websites übertragen werden, verschlüsselt sind und nicht von Unbefugten abgefangen werden können.

Darüber hinaus verwenden viele Anbieter die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um den Zugriff auf Benutzerkonten sicherer zu machen. Das bedeutet, dass der Benutzer zusätzlich zum herkömmlichen Passwort seine Identität mit einem Code bestätigen muss, der per SMS oder über eine Autorisierungs-App gesendet wird. Diese Sicherheitsebene minimiert das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf Ihre Rechnungsdaten.

Unternehmen, die Online-Rechnungsdienste anbieten, unterziehen sich regelmäßig Sicherheitsprüfungen, um die angewandten Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen. Diese Audits werden von externen Cybersicherheitsunternehmen durchgeführt, um den Nutzern eine zusätzliche Sicherheit zu bieten, dass ihre Daten nach den höchsten Standards geschützt sind.

Rechtmäßigkeit der Online-Rechnung

Die Online-Rechnung ist völlig legal, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Gemäß den Rechtsvorschriften haben elektronische Rechnungen die gleiche Rechtskraft wie herkömmliche Papierrechnungen. Aber sie müssen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften ausgestellt werden.

Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sind von zentraler Bedeutung. In der Praxis bedeutet dies, dass die elektronische Rechnung entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert oder über ein spezielles EDI-System (Electronic Data Interchange) versandt werden muss, das die Erfüllung dieser Bedingungen gewährleistet.

Es ist auch wichtig, dass beide Transaktionsparteien der Verwendung elektronischer Rechnungen zustimmen. Eine solche Einwilligung kann schriftlich, elektronisch oder auch aus früheren geschäftlichen Aktivitäten erfolgen. Bevor Sie mit der Verwendung von Online-Rechnungen beginnen, sollten Sie sich daher vergewissern, dass Ihr Geschäftspartner auch diese Form der Abrechnung akzeptiert.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Einführung elektronischer Rechnungen in den Wirtschaftskreislauf bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Vor allem wird die Zeit für die Übermittlung von Dokumenten zwischen den Geschäftspartnern erheblich verkürzt, was die Abwicklung beschleunigt und die Liquidität der Unternehmen verbessert. Die elektronische Rechnungsstellung ist auch umweltfreundlicher, da sie den Papierverbrauch reduziert.

 

Autor: Kamil Maciejewski

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